如何在會(huì)議活動(dòng)中提高效率？

會(huì)議活動(dòng)作為一種上傳下達(dá)、內(nèi)外交互的管理手段，是公司管理與企業(yè)交流之間不可獲取的方式之一。會(huì)議活動(dòng)是以協(xié)作的形式展開(kāi)，其中最大的成本是時(shí)間成本，而時(shí)間屬于一種零和資源，一旦消耗就無(wú)法再生。因此，舉辦會(huì)議活動(dòng)的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一種軟實(shí)力的體現(xiàn)。會(huì)議活動(dòng)組織者想要提升公司的軟實(shí)力，從而提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力，必須要關(guān)注到活動(dòng)會(huì)議的效率和質(zhì)量。

那么，到底該如何做，才能讓會(huì)議活動(dòng)變得更開(kāi)放、有效而富有建設(shè)性呢？接下來(lái)，我們從【組織者】和【參會(huì)者】兩方面來(lái)聊聊如何提高會(huì)議效率，希望能給準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的你或正在開(kāi)會(huì)的你，有一點(diǎn)啟示。

組織者

一、必要準(zhǔn)備是前提

不管是公司內(nèi)部會(huì)議還是大型會(huì)議活動(dòng)，組織者都必須要做好會(huì)前準(zhǔn)備。

1.明確目的

明確目的，是舉辦活動(dòng)會(huì)議前要做的第一件事。明確這場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議是需要做出一個(gè)決議、解決一個(gè)問(wèn)題，還是同步一個(gè)信息？

活動(dòng)會(huì)議中所有的行動(dòng)，都是圍繞目的展開(kāi)。如果活動(dòng)會(huì)議組織者沒(méi)有想清楚會(huì)議要解決的根本問(wèn)題是什么就匆忙召開(kāi)會(huì)議，一場(chǎng)沒(méi)有目的的活動(dòng)會(huì)議，就像海上沒(méi)有指南針的船只，漫無(wú)目的的航行，只是在浪費(fèi)生命。

2.設(shè)定議程

會(huì)議活動(dòng)的議程是前期準(zhǔn)備中的重要一環(huán)。它既是活動(dòng)會(huì)議能夠按照既定流程順利開(kāi)展的重要線(xiàn)索，也是參會(huì)人員參會(huì)的指南手冊(cè)。

小到部門(mén)周會(huì)，大到國(guó)際活動(dòng)會(huì)議，在舉辦前夕，會(huì)議活動(dòng)組織者都需要設(shè)定明確清楚的議程。根據(jù)活動(dòng)會(huì)議目的，設(shè)計(jì)出一套合理的流程，其核心在于對(duì)問(wèn)題的澄清和提出建設(shè)性的解決辦法，其中的每一項(xiàng)討論都必須要控制時(shí)間，不能任由發(fā)言人泛泛而談，海闊天空。

在活動(dòng)會(huì)議開(kāi)始前，組織者需將制定好的議程表發(fā)送給參加會(huì)議的人員，使他們能了解本次活動(dòng)會(huì)議的目的、時(shí)間和內(nèi)容，提前安排好手頭上的工作，同時(shí)能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。嘉賓發(fā)言人可根據(jù)具體時(shí)間安排來(lái)控制自己的表達(dá)時(shí)間。

技巧推薦

在面對(duì)需要持續(xù)3—5天，演講嘉賓過(guò)千，上百個(gè)分會(huì)場(chǎng)的會(huì)議日程安排時(shí)，僅靠人工來(lái)進(jìn)行日程排布，不僅耗時(shí)耗力，而且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤沖突的日程安排。

面對(duì)這些困境時(shí)，許多活動(dòng)會(huì)議組織者都選擇使用了百格活動(dòng)的日程管理功能。通過(guò)系統(tǒng)化的日程編排和管理，幫助組織者輕松搞定繁瑣復(fù)雜的日程安排，讓活動(dòng)會(huì)議有條不紊的按照安排好的程序一一進(jìn)行，同時(shí)讓參會(huì)者更加清晰的了解日程。      

(第五屆NJSD全球軟件大會(huì)部分日程展示)

3.角色分配

《哈佛商業(yè)評(píng)論》的調(diào)研中曾提到，一場(chǎng)高效的會(huì)議一定會(huì)明確好設(shè)定角色：主持人、決策者、參與者、記錄者等，具體到每一個(gè)人身上。

通過(guò)角色的設(shè)定，可以讓每個(gè)參會(huì)人員都緊張起來(lái)。如果不設(shè)定角色，那么很多人參會(huì)其實(shí)都是不在狀態(tài)的！因此，組織者需要在會(huì)前明確每個(gè)參會(huì)人的角色，且在明確角色之后告知相應(yīng)參會(huì)人提前進(jìn)行準(zhǔn)備。

主持人 

根據(jù)活動(dòng)會(huì)議內(nèi)容和深度選擇可以勝任的主持人。公司內(nèi)部會(huì)議時(shí)，主持人通常是決策者或者執(zhí)行負(fù)責(zé)人。

主持人在會(huì)前，花2—5分鐘進(jìn)行有意義的開(kāi)場(chǎng)陳述，再次闡明本次活動(dòng)會(huì)議目的及今日議程，這樣做的好處是不會(huì)跑偏、不會(huì)超時(shí)，且保證活動(dòng)會(huì)議結(jié)束有結(jié)果。主持人的另外一項(xiàng)重要職責(zé)是，嚴(yán)格按照議程的時(shí)間組織討論，并在每個(gè)環(huán)節(jié)給出時(shí)間提示。避免出現(xiàn)前面的嘉賓發(fā)言時(shí)長(zhǎng)不受控制，后面時(shí)間不夠的情況。

決策者

一般為公司領(lǐng)導(dǎo)或者活動(dòng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。每次的活動(dòng)會(huì)議都需要形成決議，一場(chǎng)沒(méi)有決議的活動(dòng)會(huì)議依舊是低效甚至是無(wú)效的。在活動(dòng)會(huì)議進(jìn)行到最后的時(shí)候，由決策者做出決議，各項(xiàng)決議要有具體執(zhí)行人員及完成期限。

參與者 

組織者需要根據(jù)活動(dòng)會(huì)議的具體內(nèi)容來(lái)進(jìn)行參會(huì)人員的篩選。開(kāi)會(huì)時(shí)，邀請(qǐng)和活動(dòng)會(huì)議主題有關(guān)的嘉賓參加，對(duì)于直接負(fù)責(zé)會(huì)議主題的工作人員是必須要到場(chǎng)參加的，對(duì)于主題有著參與內(nèi)容的工作人員也是需要到場(chǎng)參加的。

記錄者

每一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后都一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，記錄者在會(huì)議結(jié)束后，需要盡快將會(huì)議記錄發(fā)布出來(lái)。一般小型會(huì)議，簡(jiǎn)單記錄時(shí)間、人員、主題、主要事項(xiàng)、結(jié)果等內(nèi)容即可。

重要會(huì)議時(shí)，記錄者則需要重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的相關(guān)活動(dòng)；

（2）會(huì)議中各方討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其主要見(jiàn)解；

（3）重要領(lǐng)導(dǎo)或代表人物的言論；

（4）會(huì)議中已議決的或議而未決的事項(xiàng)。

記錄者不僅是指文字記錄，必要時(shí)需要搭配影像記錄者。

二、控制得當(dāng)是核心

會(huì)議活動(dòng)局面控制不當(dāng)，容易導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)混亂、討論高度發(fā)散、內(nèi)容缺乏深度等問(wèn)題；沒(méi)有嚴(yán)格按照活動(dòng)日程進(jìn)行，導(dǎo)致時(shí)間嚴(yán)重拖沓……這些都是會(huì)中控制不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)。

議事過(guò)程作為會(huì)議的主體及核心部分，一旦出現(xiàn)會(huì)中控制不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，就可以直接判定這場(chǎng)會(huì)議是低效的。

為了保證會(huì)議活動(dòng)的高效，如無(wú)特殊情況都應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行。其中，主持人對(duì)整體局面的控制是核心。在會(huì)議活動(dòng)中，主持人需要控制好每位嘉賓的時(shí)間，如果嘉賓發(fā)言時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，可適時(shí)打斷提醒一下，控制好整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的流程，確定會(huì)議活動(dòng)能按照既定的日程來(lái)進(jìn)行。同時(shí)記錄者也要全神貫注，記錄下核心內(nèi)容。

三、后期跟進(jìn)是必須

散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空。在整場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議結(jié)束時(shí)，組織者需要及時(shí)將活動(dòng)會(huì)議中的重要內(nèi)容發(fā)放給每一位執(zhí)行人員，會(huì)議中的每項(xiàng)決議都要跟蹤、稽查，如出現(xiàn)意外情況時(shí)需及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保每項(xiàng)決議都能按時(shí)完成。

同時(shí)在會(huì)后，活動(dòng)會(huì)議的組織者可對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行調(diào)查回訪(fǎng)，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的形式進(jìn)行會(huì)后評(píng)估工作，通過(guò)對(duì)已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議的總結(jié)分析而獲得更高的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使以后的活動(dòng)會(huì)議質(zhì)量越來(lái)越高。

 參會(huì)者 

哲學(xué)家貝克萊說(shuō)過(guò)一句著名的話(huà)：存在即被感知。對(duì)于參會(huì)者而言，在會(huì)議活動(dòng)前如何做到那么如何在會(huì)議中刷出存在感，讓大咖嘉賓或隱藏大佬感知到你呢？積極發(fā)言是最好的方法。

任何需要你發(fā)言的時(shí)刻，都等于把你置于舞臺(tái)之上。在活動(dòng)會(huì)議中，你可以通過(guò)發(fā)言，把自己的觀(guān)點(diǎn)說(shuō)給所有人聽(tīng)，可以讓嘉賓或領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注到你。不一定需要有什么建設(shè)性的意見(jiàn)和評(píng)論，只要是能闡述清楚本次活動(dòng)及演講中產(chǎn)生幫助的語(yǔ)句、觀(guān)點(diǎn)，都會(huì)給你帶來(lái)與平時(shí)不一樣的關(guān)注。

想要在會(huì)議中明晰有力地表達(dá)想法、進(jìn)行發(fā)言，你需要做到以下幾點(diǎn)：

一、會(huì)前做足準(zhǔn)備：

1.事前必須了解活動(dòng)會(huì)議目的、參會(huì)嘉賓情況、相關(guān)活動(dòng)會(huì)議內(nèi)容，做到心中有數(shù)；

2.花時(shí)間搜集資料，明確自己的觀(guān)點(diǎn)，選擇最有利的數(shù)據(jù)；

3.如果你需要活動(dòng)會(huì)議中發(fā)言，必須事先準(zhǔn)備發(fā)言腳本，提前演練，做到有備無(wú)患！

會(huì)中明確表達(dá)

1.要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、發(fā)言人數(shù)多少，掌握好發(fā)言的時(shí)長(zhǎng)；

2.簡(jiǎn)潔明了的說(shuō)出自己的想法和觀(guān)點(diǎn)，不要過(guò)多地講別人已經(jīng)講過(guò)的觀(guān)點(diǎn)，也不要過(guò)多地重復(fù)強(qiáng)調(diào)自己的某個(gè)觀(guān)點(diǎn)；

3.不要害怕別人的質(zhì)疑和與人爭(zhēng)執(zhí)，碰撞才會(huì)有觀(guān)點(diǎn)產(chǎn)生，好的思想碰撞可以為現(xiàn)場(chǎng)參與者留下深刻的印象。

無(wú)論你是活動(dòng)會(huì)議的組織者還是參會(huì)者，都需要明確的一點(diǎn)是：活動(dòng)會(huì)議就是大家在一起解決問(wèn)題，而不是制造問(wèn)題。

活動(dòng)會(huì)議組織者通過(guò)有效的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟進(jìn)，參會(huì)者在會(huì)中積極主動(dòng)表現(xiàn)，才可以從根本上讓活動(dòng)會(huì)議成為真正成為激發(fā)創(chuàng)造的源泉，高效達(dá)成活動(dòng)會(huì)議的最大公約數(shù)。