一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)能夠順利舉辦的核心要點(diǎn)

想要舉辦一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議，需要面對(duì)不同的群體、過(guò)程中解決各種紛繁復(fù)雜的問(wèn)題，關(guān)于活動(dòng)的流程同樣如此，過(guò)程中需要有多個(gè)要點(diǎn)需要掌握。在了解了活動(dòng)會(huì)議的類型、掌握了一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議舉辦的流程后，接下來(lái)的工作就是掌握一些核心要點(diǎn)，保障活動(dòng)正常運(yùn)行下去了。

一、活動(dòng)會(huì)議順利進(jìn)行的前提

思考分析活動(dòng)方案中設(shè)計(jì)的內(nèi)容是否真實(shí)可行，活動(dòng)可實(shí)施性是每一位活動(dòng)會(huì)議運(yùn)營(yíng)者要注意的首要環(huán)節(jié)。關(guān)于這一問(wèn)題，光是預(yù)算能夠通過(guò)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，市場(chǎng)營(yíng)銷人員還要考慮到現(xiàn)場(chǎng)、人員和法規(guī)等多方面的原因。一般來(lái)說(shuō)，確定一個(gè)活動(dòng)是否真實(shí)可行，可從以下3個(gè)方面進(jìn)行分析：

1.客觀條件

從實(shí)際執(zhí)行方面來(lái)分析需要考慮到一些客觀條件因素，如人力、物力等。可操作性是前提，不能一味在方案中追求新穎奇特、富有創(chuàng)意的內(nèi)容，而是要根據(jù)活動(dòng)組織者的自身能力來(lái)判斷。沒(méi)有人力、物力等客觀條件支持的活動(dòng)會(huì)議方案無(wú)異于畫餅充饑。

所以活動(dòng)會(huì)議組織者在創(chuàng)作及審查活動(dòng)方案時(shí)，切記要考慮現(xiàn)有公司能提供的資源與自身團(tuán)隊(duì)的實(shí)力，要以整體能力實(shí)現(xiàn)為基準(zhǔn)。

2.考慮收益

從企業(yè)和公司的收益方面來(lái)考慮，首先需要考慮活動(dòng)盈利能力，確?；顒?dòng)會(huì)議可位企業(yè)或組織者帶來(lái)獲得回報(bào)。另外，對(duì)活動(dòng)會(huì)議的目標(biāo)價(jià)值的傳遞也是營(yíng)銷人員需要著重關(guān)注的一點(diǎn)，只有一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議對(duì)目標(biāo)人群是有價(jià)值的、有意義的，用戶才會(huì)相信并報(bào)名參加，這樣才值得投入成本去開(kāi)展。

3.可執(zhí)行性

上述我們已經(jīng)講到，一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議具有可操作性的客觀條件是十分必要的，而從落地可執(zhí)行性方面進(jìn)行分析，我們需要了解以下4點(diǎn)內(nèi)容

（1）效益與風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)：活動(dòng)的成敗決定了活動(dòng)是帶來(lái)效益或分享，需將活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素去除或降到最低。

（2）成本控制指數(shù)：確?；顒?dòng)會(huì)議帶來(lái)的收益整體是大于活動(dòng)投入成本的，不管是從品牌曝光還是經(jīng)濟(jì)收益來(lái)說(shuō)都是如此。

（3）活動(dòng)方式科學(xué)性：科學(xué)合理的工作方式節(jié)省活動(dòng)運(yùn)營(yíng)成本，縮短活動(dòng)籌備時(shí)間

（4）合法合規(guī)的內(nèi)容：活動(dòng)會(huì)議中涉及的內(nèi)容、文案及會(huì)場(chǎng)布置均需要提前審查，確保符合相關(guān)法律規(guī)定。

二、做好備用方案，給自己留后路

每一項(xiàng)活動(dòng)會(huì)議開(kāi)展前，除了總方案外，需要為一些不可控制的因素而制定一份備用緊急方案來(lái)應(yīng)對(duì)變化帶來(lái)的難題。

活動(dòng)會(huì)議總體的方案至少需要在活動(dòng)開(kāi)展前的1個(gè)月進(jìn)行策劃（根據(jù)活動(dòng)會(huì)議的規(guī)模大小進(jìn)行調(diào)整），由于無(wú)法預(yù)測(cè)活動(dòng)當(dāng)天會(huì)發(fā)生的事情，所以活動(dòng)策劃者需要做出一份備用活動(dòng)緊急方案，來(lái)應(yīng)對(duì)變化帶來(lái)的難題。

一般來(lái)說(shuō)，備用活動(dòng)緊急方案與活動(dòng)總方案大致相同，只是為了一些不可控制的因素而制定的方案。例如，總方案的活動(dòng)場(chǎng)地是在室外，活動(dòng)當(dāng)天可能會(huì)下雨，則可在備份方案中將活動(dòng)場(chǎng)地改成室內(nèi)，或者是在室外加一個(gè)雨棚，或者準(zhǔn)備一些簡(jiǎn)易的雨衣、雨傘。在活動(dòng)當(dāng)天有可能會(huì)遇到情緒比較激烈的受眾，需要有應(yīng)對(duì)的方法，或者聘用保安維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序等。

三、協(xié)調(diào)配合

在活動(dòng)會(huì)議執(zhí)行過(guò)程中的協(xié)調(diào)配合，特別是在人員組織上，有兩個(gè)方面需要活動(dòng)組織者特別注意，才能更好地保證活動(dòng)順利進(jìn)行，即活動(dòng)團(tuán)隊(duì)的成員和主持人的選擇。

1.組織活動(dòng)團(tuán)隊(duì)

一場(chǎng)活動(dòng)項(xiàng)目的成員是從公司各組織部門中抽離出來(lái)的，所以對(duì)這樣一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目組織來(lái)說(shuō)，各成員只有知道各自的能力與職責(zé)后，才能清晰地把握好整場(chǎng)活動(dòng)，對(duì)自己的任務(wù)負(fù)責(zé)，進(jìn)而推動(dòng)項(xiàng)目的落地執(zhí)行。

人員管理的目的是為了提高活動(dòng)執(zhí)行的效率，市場(chǎng)總監(jiān)想要讓不同背景、不同職能、 不同性格人員之間的相互配合時(shí)，一個(gè)清晰的活動(dòng)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖就會(huì)變得非常重要。

活動(dòng)會(huì)議組織者雖然會(huì)親臨現(xiàn)場(chǎng)，但執(zhí)行方面的工作應(yīng)該少做，更多情況下扮演的是活動(dòng)工作的決策者和指導(dǎo)者，進(jìn)行指導(dǎo)和決策方面的工作，這樣，活動(dòng)會(huì)議執(zhí)行工作的進(jìn)行才能更有效率，才能避免錯(cuò)誤集中發(fā)生。所以，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)者在準(zhǔn)備進(jìn)行活動(dòng)策劃時(shí)需要組織一個(gè)團(tuán)隊(duì)，一起完成整個(gè)活動(dòng)的策劃，團(tuán)隊(duì)人數(shù)需根據(jù)活動(dòng)大小來(lái)確定：

（1）人數(shù)：一般小型活動(dòng)在10人以下即可。大型活動(dòng)要根據(jù)活動(dòng)的具體要求進(jìn)行人數(shù)的擬定。

（2）了解：活動(dòng)運(yùn)營(yíng)者需要根據(jù)團(tuán)員的性格、愛(ài)好、技能來(lái)分配任務(wù)，只有這樣，團(tuán)隊(duì)人員在處理問(wèn)題時(shí)才會(huì)更有效率。

（3）協(xié)調(diào)：在團(tuán)隊(duì)中，需要多開(kāi)項(xiàng)目會(huì)議來(lái)征求團(tuán)隊(duì)成員對(duì)各方面工作的意見(jiàn)和看法，

（4）屬性：市場(chǎng)；內(nèi)容策劃；設(shè)計(jì)；執(zhí)行；技術(shù)；宣傳推廣......活動(dòng)組織者可根據(jù)活動(dòng)規(guī)模以及具體需求來(lái)制定相應(yīng)的成員。

（5）外援：根據(jù)情況考慮是否要求助外援，例如，活動(dòng)策劃專業(yè)人士、公關(guān)方面的公司、活動(dòng)運(yùn)營(yíng)導(dǎo)演等，通過(guò)他們專業(yè)的技能來(lái)給活動(dòng)添彩。

（6）安全：活動(dòng)運(yùn)營(yíng)者還需要考慮活動(dòng)安全、相關(guān)許可證等因素，確?；顒?dòng)完美展開(kāi)。

2.選擇活動(dòng)主持人

主持人在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)中扮演著十分重要的角色，優(yōu)秀的主持人能為活動(dòng)增光添彩，合格的主持人能引導(dǎo)活動(dòng)順利進(jìn)行，拙劣的主持人則會(huì)使活動(dòng)毀于一旦。

一般說(shuō)來(lái)，主持人對(duì)活動(dòng)的作用表現(xiàn)在6個(gè)方面，即調(diào)節(jié)氣氛、引導(dǎo)流程、臨時(shí)救場(chǎng)、講解活動(dòng)、互動(dòng)觀眾和配合幕后等。

由此可見(jiàn)，主持人對(duì)活動(dòng)的幫助是非常大的，對(duì)活動(dòng)的順利進(jìn)行起著重要作用。所以活動(dòng)組織者在挑選主持人時(shí)一定要提高要求，注意其職業(yè)素養(yǎng)。如果不能選出一個(gè)各方面技能突出的人選，也可以選擇兩個(gè)人主持或多個(gè)人主持，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

四、宣傳方面要做好

在活動(dòng)運(yùn)營(yíng)中，宣傳是一項(xiàng)非常重要的工作。不管是活動(dòng)前、活動(dòng)中還是活動(dòng)結(jié)束時(shí)，只有在宣傳上做得好，才能達(dá)到活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的目的。

1.活動(dòng)前：活動(dòng)預(yù)熱

對(duì)于活動(dòng)組織者來(lái)說(shuō)，當(dāng)宣傳效應(yīng)非常好時(shí)，活動(dòng)成功率會(huì)大大地提高；若宣傳效果不佳，那么活動(dòng)效果必然不好。做好活動(dòng)宣傳預(yù)熱，保證的活動(dòng)順利進(jìn)行和活動(dòng)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，首先就要選好宣傳渠道。

活動(dòng)運(yùn)營(yíng)者在選擇宣傳渠道時(shí)，需要考慮其渠道是否能為活動(dòng)帶來(lái)最大化的效果，否則，活動(dòng)宣傳就會(huì)變成了一種既“燒錢”又“無(wú)用”的策略了。因此，活動(dòng)組織者在選擇宣傳渠道時(shí)，需要考慮3個(gè)問(wèn)題，具體如下：

·企業(yè)目標(biāo)用戶是否在此渠道比較聚集。

·此渠道能給活動(dòng)帶來(lái)怎樣的宣傳作用。

·活動(dòng)是否適合此渠道的整體風(fēng)格。

選好了宣傳渠道，接下來(lái)就要思考怎樣去宣傳，也就是宣傳的方式方法?；顒?dòng)會(huì)議的宣傳方式多種多樣，活動(dòng)組織者若想在眾多的宣傳方式中選出一個(gè)最合適活動(dòng)的方式，則需要從3個(gè)方面考慮，即活動(dòng)成本問(wèn)題是否在預(yù)算范圍之內(nèi)、活動(dòng)宣傳面對(duì)的受眾是否是活動(dòng)需要的和是否適合宣傳該活動(dòng)主題等。

2.活動(dòng)中：宣傳引流

任何一場(chǎng)活動(dòng)會(huì)議的參會(huì)者都是一個(gè)由少到多、不斷積累的過(guò)程，而活動(dòng)會(huì)議的宣傳正是一個(gè)實(shí)現(xiàn)“多”這一目標(biāo)的途徑，因此，在活動(dòng)會(huì)議宣傳過(guò)程中，做好引流也是保證活動(dòng)順利進(jìn)行的必要條件。因此，要找到宣傳引流的正確途徑，就要解決引流中可能存在問(wèn)題。

3.活動(dòng)后：后續(xù)長(zhǎng)尾發(fā)酵

要保證活動(dòng)的順利進(jìn)行和活動(dòng)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，在宣傳方面，只單純地進(jìn)行宣傳引流和解決宣傳中遇到的問(wèn)題是不夠的，市場(chǎng)營(yíng)銷人員需要對(duì)宣傳進(jìn)行再次發(fā)酵，制造引爆點(diǎn)，讓宣傳效果更上一層樓。

這里的宣傳發(fā)酵，一般是在活動(dòng)順利落地過(guò)程中和剛結(jié)束時(shí)進(jìn)行的。它是對(duì)宣傳發(fā)起的又一輪大的攻勢(shì)，意在通過(guò)活動(dòng)舉行過(guò)程中出現(xiàn)的一些值得宣傳的“點(diǎn)”，加以巧妙包裝，讓其有引爆的機(jī)會(huì)，從而收獲海量用戶關(guān)注，提升品牌形象和知名度。

一般來(lái)說(shuō)，發(fā)酵這一階段中的宣傳，其用于發(fā)酵和引爆的“點(diǎn)”才是活動(dòng)運(yùn)營(yíng)者運(yùn)營(yíng)的中心內(nèi)容。這個(gè)“點(diǎn)”的選取是要注意技巧的，具體如下：

五、控制活動(dòng)節(jié)奏：既不倉(cāng)促也不拖延

活動(dòng)組織者對(duì)于活動(dòng)會(huì)議整體節(jié)奏的把控十分關(guān)鍵，節(jié)奏會(huì)直接影響到正?；顒?dòng)會(huì)議的效果。節(jié)奏太快，參會(huì)者跟不上，只能放棄；節(jié)奏太慢，參會(huì)者等不及，也會(huì)離開(kāi)活動(dòng)會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)。合適的節(jié)奏才能增強(qiáng)活動(dòng)效果。想要制造合適的活動(dòng)會(huì)議節(jié)奏需要從3方面入手，即氛圍節(jié)奏、時(shí)間節(jié)奏和流程節(jié)奏。

其中，流程節(jié)奏很好理解，指的是活動(dòng)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，不能讓個(gè)別環(huán)節(jié)拖延或倉(cāng)促進(jìn)行。接下來(lái)對(duì)控制活動(dòng)節(jié)奏的其他兩個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)講解：

1.氛圍節(jié)奏的控制

控制氛圍節(jié)奏的方式在促銷活動(dòng)中十分常見(jiàn)，通常都是運(yùn)用“饑餓營(yíng)銷”的方法在消費(fèi)者中形成一種強(qiáng)烈購(gòu)買意愿的氛圍，再激發(fā)消費(fèi)者搶購(gòu)。

例如，在一場(chǎng)促銷會(huì)上，對(duì)于有購(gòu)買意愿的消費(fèi)者先進(jìn)行適當(dāng)壓抑，不讓其購(gòu)買，而是對(duì)等待購(gòu)買的消費(fèi)者不斷宣傳產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，消費(fèi)者買了會(huì)覺(jué)得特別值得。在消費(fèi)者被激起強(qiáng)烈的消費(fèi)欲望并且有點(diǎn)不耐煩時(shí)，再開(kāi)始銷售產(chǎn)品。與此同時(shí)不斷宣傳產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，然后進(jìn)入限時(shí)限量的環(huán)節(jié)。通過(guò)這一系列的氛圍節(jié)奏控制，原本只買一件的消費(fèi)者會(huì)忍不住多買幾件，原本打算看看的消費(fèi)者也會(huì)立即購(gòu)買。

2.時(shí)間節(jié)奏的控制

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的活動(dòng)會(huì)議的組織和規(guī)劃，我們總結(jié)出活動(dòng)的五個(gè)階段，即預(yù)熱期、起勢(shì)期、高潮期、發(fā)酵期、收尾期。因此，活動(dòng)會(huì)議的組織者要善于控制活動(dòng)的時(shí)間節(jié)奏，在活動(dòng)的關(guān)鍵時(shí)間將表現(xiàn)活動(dòng)目的的關(guān)鍵內(nèi)容呈現(xiàn)出來(lái)。

以售票環(huán)節(jié)為例。一開(kāi)始便打出了“早鳥(niǎo)票”的噱頭來(lái)吸引參會(huì)者，然后在活動(dòng)會(huì)議宣傳進(jìn)行到高潮時(shí)，又打出“評(píng)團(tuán)最低價(jià)”的廣告語(yǔ)再度吸引參會(huì)者組團(tuán)購(gòu)票，最后在活動(dòng)快開(kāi)始時(shí)再打出“最后1天”等字樣的廣告語(yǔ)，營(yíng)造緊迫感，讓猶豫的參會(huì)者忍不住搶購(gòu)。

六、根據(jù)數(shù)據(jù)及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略方向

在活動(dòng)會(huì)議執(zhí)行的過(guò)程中，即使前期策劃得再好，過(guò)程中可能發(fā)生的具體情況也是不能完全預(yù)測(cè)的，因此，在活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，還需要有運(yùn)營(yíng)人員實(shí)時(shí)監(jiān)控活動(dòng)，并在確切的數(shù)據(jù)指導(dǎo)下對(duì)影響活動(dòng)會(huì)議順利進(jìn)行和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

這也就是說(shuō)面對(duì)活動(dòng)中出現(xiàn)的預(yù)料之外的事情時(shí)，要有及時(shí)應(yīng)變的能力，并能快速調(diào)整，讓活動(dòng)進(jìn)入預(yù)定軌道。一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)可能出現(xiàn)的問(wèn)題是多種多樣的。即使運(yùn)營(yíng)人員有再好的運(yùn)籌帷幄的能力，執(zhí)行人員有再好的執(zhí)行能力，都不能完全避免。

出現(xiàn)上述問(wèn)題時(shí)，活動(dòng)執(zhí)行者與組織者不要慌張，根據(jù)當(dāng)時(shí)具體情況快速做出反應(yīng)，對(duì)接下次的活動(dòng)執(zhí)行進(jìn)行調(diào)整。十分嚴(yán)重情況下可根據(jù)當(dāng)時(shí)情況的風(fēng)險(xiǎn)程度，做出是否要終止活動(dòng)繼續(xù)的決定。

七、后續(xù)工作處理：讓用戶留下好印象

人們常說(shuō)某一活動(dòng)會(huì)議“結(jié)束了”，是相對(duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)的，對(duì)于活動(dòng)組織者者來(lái)說(shuō)，卻是還沒(méi)有結(jié)束的。組織者還有后續(xù)工作需要處理，其中最主要的是關(guān)于活動(dòng)會(huì)議后續(xù)用戶運(yùn)營(yíng)的問(wèn)題，下面介紹留住參會(huì)者的六大技巧。