2023 Zoholics用戶大會(huì)回顧 | Zoho Projects應(yīng)用案例集錦

Zoho Projects是Zoho旗下一款全行業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)化、輕量級(jí)的項(xiàng)目管理工具。目前全球有超過(guò)20萬(wàn)家企業(yè)通過(guò)Projects開展項(xiàng)目工作，比如制定項(xiàng)目計(jì)劃、規(guī)劃流程、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)等等。

本期，小Z帶您回顧2023 Zoholics用戶大會(huì)，Zoho(卓豪)協(xié)同辦公產(chǎn)品顧問(wèn)郭寶剛帶來(lái)的分享：行業(yè)應(yīng)用集錦——深挖項(xiàng)目管理的應(yīng)用價(jià)值。

分享現(xiàn)場(chǎng) | Zoho(卓豪)協(xié)同辦公

產(chǎn)品顧問(wèn) 郭寶剛

建筑工程由于涉及眾多參與方，比如項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等，組織協(xié)作難度大。通常會(huì)遇到信息孤島、審批流程復(fù)雜兩大典型問(wèn)題。

• 信息孤島：主要表現(xiàn)在各項(xiàng)目參與方間的信息溝通障礙，比如大體量文件傳輸緩慢、內(nèi)容更新不同步、協(xié)作效率低下，影響項(xiàng)目整體進(jìn)度；其次是溝通、存儲(chǔ)平臺(tái)不一致，導(dǎo)致項(xiàng)目信息分散到各個(gè)參與方手中，匯總管理難度大。

• 審批流程復(fù)雜：由于審批流程涉及內(nèi)部多個(gè)部門，在審批環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)上花費(fèi)的時(shí)間較多；審批的類型多，比如采購(gòu)審批、竣工驗(yàn)收審批等等。

小Z以Zoho Projects服務(wù)過(guò)的標(biāo)桿客戶為例，帶您了解該企業(yè)解決項(xiàng)目問(wèn)題的特色亮點(diǎn)。

該公司建立了項(xiàng)目文檔模板，并與Zoho旗下云盤產(chǎn)品WorkDrive集成，項(xiàng)目經(jīng)理就可以在文檔中創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)文件夾，打破團(tuán)隊(duì)協(xié)作難的問(wèn)題。項(xiàng)目中每個(gè)任務(wù)相關(guān)的文件都可以鏈接到任務(wù)下方，方便項(xiàng)目人員隨時(shí)查找。在權(quán)限方面，團(tuán)隊(duì)文件夾設(shè)置了5個(gè)層級(jí)權(quán)限，確保文件的保密性和安全性。

在審批方面，該公司使用了Zoho Projects的藍(lán)圖功能，客戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行自定義，比如可以進(jìn)行財(cái)務(wù)、采購(gòu)等多部門審批、項(xiàng)目驗(yàn)收審批、部門內(nèi)部審批等等。

大型復(fù)雜IT系統(tǒng)建設(shè)屬于技術(shù)密集型工作，項(xiàng)目工作的成果主要依賴項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員腦力勞動(dòng)結(jié)果，管理“人”是關(guān)鍵。這個(gè)行業(yè)通常在人力資源管理、項(xiàng)目工時(shí)管理方面比較麻煩。

• 人力資源管理難度大：由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、狀態(tài)對(duì)工作成果的質(zhì)量和效率有根本性的影響，人的能力和所發(fā)揮的作用是決定系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵因素之一，因此團(tuán)隊(duì)建設(shè)、團(tuán)隊(duì)管理至關(guān)重要。

• 項(xiàng)目工時(shí)管理：具體指無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)員工在各項(xiàng)目任務(wù)上投入的工時(shí)、無(wú)法精確核算項(xiàng)目人力成本、無(wú)法了解員工在什么任務(wù)上花費(fèi)了多少時(shí)間以制定更有效的工作計(jì)劃等。

以北京翼輝信息技術(shù)有限公司為例，由于企業(yè)的項(xiàng)目體量大，使用了Zoho Projects的團(tuán)隊(duì)管理功能，高效協(xié)調(diào)研發(fā)、售前、產(chǎn)品等多個(gè)部門，共同協(xié)作完成大型項(xiàng)目。

啟用了人力資源報(bào)表，項(xiàng)目經(jīng)理可以清晰查看項(xiàng)目成員任務(wù)承載情況，方便合理分配資源，提高項(xiàng)目管理效率。

在解決工時(shí)問(wèn)題方面，使用了時(shí)間日志，自定義字段規(guī)劃出適合企業(yè)的工時(shí)表，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解每位成員的任務(wù)量和成本。

電子機(jī)械類行業(yè)是指制造和開發(fā)電子機(jī)械產(chǎn)品的行業(yè)，它包括電子機(jī)械零部件制造、電子機(jī)械產(chǎn)品開發(fā)、電子機(jī)械系統(tǒng)集成等。由于機(jī)械設(shè)備的精密性和復(fù)雜性，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要嚴(yán)格把控各個(gè)環(huán)節(jié)。

• 項(xiàng)目進(jìn)度管控：客戶對(duì)于交付周期要求越來(lái)越嚴(yán)格，需要嚴(yán)格掌握項(xiàng)目進(jìn)度。

• 項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)：項(xiàng)目知識(shí)缺乏沉淀，電子機(jī)械行業(yè)知識(shí)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中不斷迭代，大部分停留在專家頭腦、內(nèi)外部會(huì)議口頭討論等等，容易造成信息流失，無(wú)法有效復(fù)用。

明信電子在處理這些問(wèn)題時(shí)，使用了Zoho Projects里面的甘特圖，可視化跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。

在項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)方面，打開Wiki頁(yè)面，項(xiàng)目成員需要時(shí)通過(guò)模糊搜索可以快速、精準(zhǔn)地找到他想要的內(nèi)容。并且在權(quán)限方面，也有分層管理。

• 不同體系的信息同步：銷售體系和項(xiàng)目交付體系的信息不同步，需要頻繁開會(huì)溝通，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

• 擴(kuò)展和集成：通常IT項(xiàng)目本身需要和其他系統(tǒng)做集成，比如上傳代碼的Github，當(dāng)做工單系統(tǒng)的Jira，可以將任務(wù)提醒同步到日歷的Office 365等。

云智慧是國(guó)內(nèi)專業(yè)的全棧智能業(yè)務(wù)運(yùn)維解決方案服務(wù)商，提供IT智能運(yùn)維、IT運(yùn)維監(jiān)控、IT服務(wù)管理、IT管理咨詢、智能電力運(yùn)維等服務(wù)。該公司將Zoho Projects與Zoho CRM集成，達(dá)到銷售體系和項(xiàng)目交付體系信息同步，將客戶、商機(jī)和項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)。銷售團(tuán)隊(duì)獲悉項(xiàng)目進(jìn)展后，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕徊驿N售，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在銷售與客戶確認(rèn)合同后，也能創(chuàng)建項(xiàng)目、任務(wù)和分配。

企業(yè)還與其他產(chǎn)品做了集成，比如Jira，系統(tǒng)自動(dòng)將Jira中的bug同步到Zoho Projects中，Zoho Projects提交的問(wèn)題也可以選擇同步到Jira等。

Zoho Projects作為一款備受企業(yè)用戶信賴的項(xiàng)目管理工具，也獲得了諸多機(jī)構(gòu)的測(cè)評(píng)認(rèn)可。比如，入選2023年Nucleus Research項(xiàng)目管理技術(shù)價(jià)值矩陣“促進(jìn)者”象限，榮獲2023年P(guān)CMag“中小及成長(zhǎng)企業(yè)項(xiàng)目管理軟件優(yōu)選”稱號(hào)，在2023年福布斯項(xiàng)目管理軟件推薦榜單中取得了“集成能力突出”等成績(jī)。