會議的一般組織程序是什么

會議的一般組織程序是：1、會前確認(rèn)會議目的；2、會前做好會議籌備；3、會前明確會議通知；4、會中做好主持和控制；5、會后做好記錄和跟蹤。一套完整的會議流程需要依托會前、會中、會后這三部分進(jìn)行有規(guī)劃的展開，并在最短的時間內(nèi)達(dá)到會議目的，這樣才算是一個高效成功的會議。

會議的一般組織程序是什么

1、會前確認(rèn)會議目的

無論是由自己組織發(fā)起的會議還是由領(lǐng)導(dǎo)交辦的，在組織會議之前，都需要明確為什么需要開會。也就是在組織會議前明確會議的目標(biāo)：需達(dá)到什么效果，解決什么問題。如果會議目標(biāo)不明確就會導(dǎo)致會議過程沒有方向，從而讓會議變成沒有主題的無效溝通。

2、會前做好會議籌備

會議開始之前可能只是一個人的投入，會議一旦開始就會是一群人參與其中，因此我們需要進(jìn)行周密的會議籌備工作。在會議開始之前需要準(zhǔn)備的工作內(nèi)容如下：

（1）明確會議主題。

（2）會議實現(xiàn)的目標(biāo)或產(chǎn)生的結(jié)果。

（3）參會者都有誰。

（4）會議日期、時間、地點。

（5）會議將持續(xù)多長時間。

（6）會議控制人員：支持人、決策者、記錄員。

（7）每個與會者在這個會議中分別承擔(dān)什么任務(wù)。

（8）會議所要討論的每個議題。

（9）籌備階段所需的材料。

（10）確認(rèn)會議需要的場所和工具滿足會議要求.

3、會前明確會議通知

接下來，我們需要給相關(guān)參會人員發(fā)送會議通知。會議通知主要包括如下內(nèi)容：

（1）會議主題

（2）會議實現(xiàn)的目標(biāo)或產(chǎn)生的結(jié)果

（3）參會者都有誰

（4）會議日期、時間、地點

（5）會議將持續(xù)多長時間

（6）與會者在這個會議中分別承擔(dān)什么任務(wù)

發(fā)送會議通知最好使用公司內(nèi)部的辦公系統(tǒng)或者是公司郵箱，或者使用QQ、微信、釘釘?shù)燃磿r通訊工具。發(fā)送會議通知后一定要確認(rèn)參會者都收到會議通知。對于特別重要的參會人員，可以在會議通知發(fā)送之后，再通過電話進(jìn)行會議送到確認(rèn)。

4、會中做好主持和控制

會議開始之后，會議主持人可以根據(jù)如下的會議過程主持會議：

（1）宣布會議的主題和目的。

（2）根據(jù)會議議程提出議題，然后征求與會者的意見。

（3）給與每個人闡述觀點的機會。

（4）針對爭論的問題展開全面的討論，以便把會議引向深入。

（5）針對不同見解加以概況澄清，分析造成分歧的因素，以便達(dá)成共識或做出決策。

（6）偏離議題或糾纏于不必要細(xì)節(jié)時，及時引導(dǎo)回會議主題。

（7） 遵守預(yù)定時間，不要拖延。

（8）會議結(jié)束時，對已取得結(jié)果進(jìn)行概況。

（9）將有必要進(jìn)一步討論的問題納入下次會議，確定下次會議議題和時間。

以上會議過程可以根據(jù)實際的需要進(jìn)行刪減。

在會議過程中，會議主持人人需要控制好會議節(jié)奏，會議決策者需要及時對爭論問題給出結(jié)論。同時為了讓會議變得更有效率，我們需要提醒與會人員發(fā)言盡量精簡，必要的時候可以放一個鬧鐘來輔助控制會議節(jié)奏和發(fā)言時間。

5、會后做好記錄和跟蹤

會議結(jié)束之后并不就代表著會議工作的結(jié)束，反而是會議進(jìn)入到更重要的階段：會議精神落實和執(zhí)行階段。具體工作如下：

（1）整理會議紀(jì)要

會議結(jié)束之后，最需要做的就是整理一份會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的重點不是對會議過程和與會人員發(fā)言的記錄，而是要明確會議成果及后續(xù)安排。

一般公司的會議紀(jì)要都由記錄員來編寫，不過我個人建議由會議的組織者來編寫，會議組織者更加理解會議目的，也需要對會議結(jié)果負(fù)責(zé)。

（2）發(fā)布會議紀(jì)要

會議紀(jì)要完成之后需要將會議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員，發(fā)送會議可以通過公司的辦公系統(tǒng)或者公司郵箱發(fā)送。與發(fā)送會議通知一樣，需要相關(guān)人員確認(rèn)收到會議紀(jì)要。

散發(fā)會議紀(jì)要的重點是讓相關(guān)人員確認(rèn)會議成果和后續(xù)安排，因此在發(fā)布會議紀(jì)要時需要告知相關(guān)人員，對會議紀(jì)要有異議，需要在約定時間內(nèi)提出，否則視為其對會議紀(jì)要內(nèi)容默認(rèn)。

（3）監(jiān)督會后執(zhí)行

會議紀(jì)要確認(rèn)會議成果和安排之后，會議組織者就需要跟蹤會議成果的落實情況。如果會議成果是制定了規(guī)章制度和工作方法，那么可以安排時間檢查落實情況即可。如果類似項目工作安排會議，會議成果是制定了項目工作安排，那么就需要在會議結(jié)束之后制定工作計劃并跟蹤計劃完成情況。