什么是審批工作流程？

審批工作流是一組邏輯活動，用于簡化組織中的任務(wù)或數(shù)據(jù)。批準(zhǔn)工作流的不同之處在于它們暫停流程，直到指定的個(gè)人批準(zhǔn)數(shù)據(jù)。 

根據(jù)流程，批準(zhǔn)通常由經(jīng)理或質(zhì)量保證 (QA) 主管給出。發(fā)票審批工作流是審批工作流的一個(gè)很好的例子。它可能涉及直接經(jīng)理和財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員，以確保發(fā)票報(bào)銷流程順利完成。

根據(jù)項(xiàng)目和組織的范圍，審批工作流程會有很大差異。必要時(shí)可以有盡可能少或盡可能多的流程和批準(zhǔn)檢查點(diǎn)。但是，在某項(xiàng)內(nèi)容上線、投入生產(chǎn)或以其他方式被視為完成之前，至少需要一項(xiàng)批準(zhǔn)。

審批工作流程是業(yè)務(wù)運(yùn)營的重要組成部分。使用正確的工作流管理工具，它可以幫助企業(yè)自動化最常見的任務(wù)。審批系統(tǒng)允許審批者在個(gè)人完成任何特定任務(wù)之前對其進(jìn)行審查并提供輸入。

什么是審批工作流程？

為什么審批工作流程很重要？

無論組織有多大或多小，它都可能使用團(tuán)隊(duì)來處理保持公司平穩(wěn)運(yùn)行所需的大量業(yè)務(wù)流程。最大化效率、減少錯(cuò)誤和提高生產(chǎn)力的一種方法是創(chuàng)建審批工作流。

審批工作流程是任何流程的命脈。無論是處理費(fèi)用還是審批休假時(shí)間，始終需要審批工作流。它還可以幫助團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通和協(xié)作，確保在此過程中不會出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。 

批準(zhǔn)工作流流程在正常運(yùn)行時(shí)，可以使任務(wù)在管道中流動。這種系統(tǒng)使企業(yè)能夠執(zhí)行多項(xiàng)任務(wù)并防止出現(xiàn)瓶頸。它還通過審計(jì)跟蹤提供更高的透明度，以跟蹤批準(zhǔn)步驟，并允許個(gè)人與相關(guān)批準(zhǔn)人跟進(jìn)批準(zhǔn)請求。

企業(yè)可以設(shè)計(jì)一個(gè)手動審批流程，讓員工遵循預(yù)定義的程序并手動記錄他們的進(jìn)度。手動審批方法既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，可能會導(dǎo)致延遲交貨和錯(cuò)過付款。

因此，許多企業(yè)已轉(zhuǎn)向自動化審批流程。公司使用工作流管理軟件來設(shè)計(jì)個(gè)性化的工作流自動化，指導(dǎo)用戶通過驗(yàn)證工作完成和批準(zhǔn)。此類審批軟件針對不同的工作流程使用自定義模板，例如采購訂單、報(bào)銷請求和項(xiàng)目建議書。

自動化工作流程的主要優(yōu)勢包括節(jié)省時(shí)間、提高效率和流程標(biāo)準(zhǔn)化。一些流行的工作流軟件包括 Microsoft Sharepoint、Kissflow 和 Asana 等。

審批工作流的類型

批準(zhǔn)工作流程是許多組織為了提高效率而遵循的最佳實(shí)踐之一。這些活動使流程繼續(xù)進(jìn)行并防止項(xiàng)目延誤，因?yàn)樗鼈兪遣豢杀苊獾摹Ｅ鷾?zhǔn)確保所有關(guān)鍵細(xì)節(jié)在實(shí)施之前都經(jīng)過利益相關(guān)者的討論和簽署。

企業(yè)有多種類型的審批工作流可供選擇。

1. 流程工作流程

最常見的工作流形式是過程工作流。它適用于可預(yù)測和可重復(fù)的任務(wù)。流程工作流非常適合團(tuán)隊(duì)已經(jīng)確定了他們想要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果并且有明確的路線可以遵循的項(xiàng)目。文檔管理工作流是流程工作流的一個(gè)很好的例子。它主要用于使組織能夠處理文檔。 

2. 項(xiàng)目工作流程

項(xiàng)目工作流比流程工作流更靈活，因?yàn)樗鼈冏裱x的過程。項(xiàng)目工作流最適合具有明確目標(biāo)的任務(wù)，但完成它的路徑不明確。這包括已知預(yù)期結(jié)論的創(chuàng)造性或半創(chuàng)造性項(xiàng)目，但達(dá)到目標(biāo)的方法有待討論。

營銷活動工作流程是項(xiàng)目工作流程的一個(gè)很好的例子。營銷活動遵循一個(gè)明確的目標(biāo)：開發(fā)滿足關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI) 的成功營銷活動。在項(xiàng)目完成之前，營銷活動中的特定步驟可能需要多次執(zhí)行。

3. 案例工作流程

案例工作流程，也稱為調(diào)查工作流程，最適合沒有明顯路徑的情況。可能從一開始就有一個(gè)明確的目標(biāo)，但在獲得更多信息之前，個(gè)人可能不知道如何實(shí)現(xiàn)它。

保險(xiǎn)索賠是案例工作流程的一個(gè)很好的例子，其中結(jié)果和實(shí)現(xiàn)結(jié)果的步驟取決于流程每個(gè)階段所揭示的信息。

審批工作流程的要素

審批流程是公司用于審批業(yè)務(wù)流程任務(wù)（例如差旅申請和采購訂單）的任何內(nèi)容。它也可能指企業(yè)想要采用的新方法或系統(tǒng)。審批工作流程越好，運(yùn)營繼續(xù)順利進(jìn)行的可能性就越大。

雖然每個(gè)審批流程都將根據(jù)其目的或業(yè)務(wù)需求而有所不同，但大多數(shù)審批工作流程中都存在某些元素。

1. 提交：個(gè)人通過提交完成工作流程各個(gè)步驟所需的資源或材料（文檔、發(fā)票或采購訂單）來啟動審批工作流程。這些可能是某個(gè)階段獨(dú)有的，也可能適用于整個(gè)項(xiàng)目。例如，已完成的草稿是內(nèi)容批準(zhǔn)工作流程中提交階段的主要輸入。
2. 任務(wù)列表：任務(wù)列表將更高級別的目標(biāo)分解為細(xì)化的步驟，以便每個(gè)員工都了解角色，并告知團(tuán)隊(duì)資源分配。
3. 權(quán)限級別：確定工作流程中每個(gè)人應(yīng)具有的權(quán)限級別。大多數(shù)工作流軟件允許個(gè)人查看者、編輯者或管理員權(quán)限。這有助于企業(yè)管理修改、拒絕或批準(zhǔn)輸入的人員。
4. 審批者：由于審批過程取決于另一個(gè)人來批準(zhǔn)工作，因此團(tuán)隊(duì)需要確定誰將簽署每項(xiàng)任務(wù)。此外，如果審批流程有多個(gè)審批級別，他們需要定義誰審批每個(gè)級別的哪些工作要素。
5. 批準(zhǔn)條件：這些是批準(zhǔn)或拒絕提交的標(biāo)準(zhǔn)。審批標(biāo)準(zhǔn)取決于任務(wù)類型和為項(xiàng)目設(shè)置的工作流。例如，在內(nèi)容審批工作流中，審批條件可以包括“最少字?jǐn)?shù)”或“無語法錯(cuò)誤”。
6. 警報(bào)和通知：大多數(shù)工作流程管理軟件都會發(fā)送有關(guān)提交狀態(tài)的更新以加快流程。批準(zhǔn)或拒絕評論、更新請求或簡單的狀態(tài)更新通知用戶工作正在進(jìn)行到工作流的下一階段都是自動警報(bào)的示例。自動警報(bào)和電子郵件通知可確保任務(wù)及時(shí)完成，并確保每個(gè)人都了解當(dāng)前狀態(tài)。

審批工作流最佳實(shí)踐

審批工作流是最大化團(tuán)隊(duì)效率和減少不必要的人為錯(cuò)誤的好方法。敏捷團(tuán)隊(duì)可以利用工作流自動化在創(chuàng)建更改時(shí)批準(zhǔn)更改。

以下是實(shí)施批準(zhǔn)工作流程時(shí)要遵循的一些最佳實(shí)踐。

• 在每個(gè)團(tuán)隊(duì)或工作區(qū)中，確定批準(zhǔn)者是誰。
• 使用自動化工作流模板簡化多階段審批。
• 識別工作流中的冗余以優(yōu)化審批流程。
• 在分配任務(wù)時(shí)為延遲和瓶頸做好準(zhǔn)備。
• 確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都擁有完成任務(wù)所需的資源。