什么是文件簽名？

文檔簽名是向文檔添??加數字或電子簽名以提供發件人身份的過程。電子文檔簽名消除了對物理紙質文檔的需求，并大大加快了簽名過程。

文件簽署通常是任何合同的關鍵部分，并且在合同管理軟件和提案軟件空間中發揮著重要作用。文檔簽名簡化了文檔流程，具有多種功能，旨在簡化文檔創建、建立工作流程并提醒各方提交已簽名的文檔。包括銀行和房地產在內的許多行業都依賴文件簽署來支持其日常業務運營并及時敲定合同。

什么是文件簽名？

文件簽署的類型

企業使用各種形式的數字文件簽名來完成不同類型的合同和文件。了解使用戶能夠簽署文件的軟件以及為文件簽署建立的各種標準都非常重要。在軟件方面，一般有兩種常見的類型： 

• 電子簽名：電子簽名是電子簽名文檔的最常見方式，這是通過使用電子簽名軟件來完成的。它是一種數字形式的簽名，具有法律約束力和安全性，但不包含任何編碼或標準。企業只需要驗證文件時就使用電子簽名。例如，電子簽名可以包括手寫簽名的復印件、打印出來的簽名，甚至只是單擊“接受按鈕”。 
• 數字簽名：數字簽名是另一種常見的文檔簽名形式，但與電子簽名相比，數字簽名通常更安全。使用數字簽名，用戶需要擁有數字證書，以便他或她可以鏈接到文檔。數字簽名通常由負責提供可與許可證或護照相比較的數字證書的認證機構授權。數字證書用于驗證文檔以確定其真實性。這對于使用簽名驗證原始人的身份至關重要。
  除了軟件之外，在安全性和有效性方面，文檔簽名也有不同的標準。這些標準由歐盟法規制定，并正在世界范圍內慢慢采用。這些標準如下：

• 標準電子簽名：標準電子簽名不需要用戶 ID 驗證。它們可以與電子簽名軟件一起使用，包括掃描簽名并使用“我接受”按鈕。
• 高級電子簽名 (AES:)：AES 用于合法有效的電子簽名。這些簽名唯一地鏈接到簽名者，可以識別簽名者，并且可以揭示簽名數據中的任何變化。這種類型的文檔簽名通常使用提供第二層驗證的兩步驗證來完成。這方面的一個例子可以是您手機上的一個應用程序，簽名人需要使用該應用程序來驗證他們在電子文檔上的簽名實際上是由他們自己完成的。  
• 合格的電子簽名 (QES)： QES 提供所有數字簽名的最高安全性和合法性要求。合格的簽名通過第三方信任服務提供商 (TSP) 提供額外的安全性。對于需要高度安全性的文件，例如財產轉讓、法律合同、公司注冊以及許多其他公司和政府互動，這些可能是必需的。

文件簽名對企業的好處

概述文檔簽名過程的好處以及數字簽名軟件的好處很重要：

• 允許用戶驗證具有約束力的合同或協議
• 為用戶提供記錄文件以證明達成的協議
• 提供買賣雙方之間的理解方式
• 提供更快的合同周轉、減少瓶頸和實時合規性。 

文件簽名的基本要素

文檔簽名的一些基本要素包括：

• 文檔簽名：文檔簽名允許簽名者輕松直觀地簽署文檔。
• 提醒和到期：此功能提醒簽名者等待簽署的文件和文件到期日期。
• 登錄過程：登錄過程或身份驗證過程是安全且無縫的。
• 移動簽名：用戶可以在移動設備上輕松發送和簽署文件。
• 簽名工作流程：發件人、管理員或兩者都可以通過多個簽名步驟輕松設置和跟蹤文檔。
• 批量數字簽名：文檔簽名提供了一次發送需要數千個簽名者的文檔的能力。
• 報告：報告功能有助于提供標準報告，并有助于輕松創建自定義報告以管理簽名過程。
• 簽名文檔創建：文檔簽名可在所有必需的電子文檔類型或表格上輕松創建簽名塊。
• 法規遵從性：軟件符合所需的法規遵從性。
• 簽名歷史記錄和審核：此功能有助于跟蹤所有文檔簽名歷史記錄以符合規定的要求。
• 企業可擴展性：文檔簽名提供了允許大型組織擴展的功能。
• 自定義品牌：可以通過簽名過程應用自定義品牌。

文檔簽名最佳實踐

為了充分利用文檔簽名解決方案，公司應遵循以下最佳實踐：

• 就任何看起來有問題的條款提出問題
• 在簽署文件時考慮特定的業務目標
• 讓多個利益相關者查看文檔以確保沒有遺漏任何重要內容
• 了解完成文件需要誰的簽名