什么是文件存儲？

文檔存儲是將數字文檔放入一種管理系統的行為，目的是有效和安全地存儲、管理和/或組織信息。數字文檔的示例包括 Word 文檔、PDF、演示文稿、發票、紙質文檔的掃描圖像和其他商業文檔。

文檔存儲功能最常由文檔管理解決方案提供，該解決方案將大量公司文檔存儲在中央存儲庫中。文檔管理系統有助于提高檢索速度、減少文檔丟失、降低物理存儲成本并改進工作流程。但是，存儲信息可能是任何涉及結構化內容管理或分析的軟件的能力。 

什么是文件存儲？

文件存儲類型

文檔存儲可以在本地或基于云：

• 本地存儲：本地文檔存儲需要使用組織自己的數據服務器來存儲內容。這意味著組織負責服務器的維護和內容的安全性。本地存儲有一些優勢，例如不依賴第三方提供商來保持服務器正常運行，從而使組織能夠更好地控制其數據。但是，此選項可能會很昂貴，因為組織需要確保其擁有適當的備份系統，因為文件不會自動保存在云中。本地選項更適合擁有專門 IT 團隊來管理維護內部數據服務器的技術需求的大型組織。
• 基于云的存儲：基于云的文檔存儲在線運行，由負責維護的外部提供商托管。由于這是由外部處理的，因此不需要 IT 團隊來安裝或維護系統。設置的前期成本也不高。缺點包括依賴互聯網連接來訪問文件和存儲限制。此外，由于數據由外部供應商存儲并保持安全，因此公司通常需要預期一定程度的風險，因為他們的數據不與他們在一起。

使用文檔存儲的好處

文檔存儲通常與其他功能相結合，這些功能使得在中央存儲庫中以數字方式存儲內容的行為是有益的。就是這樣：

• 檢索：由于組織需要存儲大量數據，在正確的時間找到正確的文檔成為一項挑戰。大多數文檔存儲解決方案都具有搜索功能，允許用戶使用元數據或標題中包含的關鍵字搜索文檔。更高級的搜索功能將使用全文搜索在文檔文本中查找關鍵字或短語。這顯著減少了檢索時間。 
• 安全性：安全性的一個方面是文檔存儲解決方案允許的用戶權限。只有授權用戶才能訪問、查看、編輯和/或共享文檔。另一個方面是能夠將文檔存儲在中央庫中，因此只要數據服務器維護得當，文檔是安全的，不會放錯地方或丟失。
• 成本：存儲物理文檔需要昂貴的設施，以及手動搜索和檢索所需信息的額外時間和資源。這可以通過數字文檔存儲來避免。
• 工作流程：如果設置正確，一些業務工作流程可以直接從存儲在數字文檔存儲解決方案中的記錄中提取數據，這有助于簡化某些業務流程。

文檔存儲的基本要素

文檔存儲的格式可能會有所不同，具體取決于它們是獨立解決方案還是更大產品的一部分，但大多數解決方案將包括以下元素：

• 文檔捕獲和導入：這是將文檔放入存儲系統的過程。數字文檔可以直接導入，但紙質文檔需要先掃描成數字格式。一些解決方案使用 OCR 技術將包含書面文本的圖像轉換為機器可讀的文本數據。
• 存儲空間：使用文檔存儲系統可以存儲的內容量取決于數據服務器的容量。通常，云存儲空間有限，因此較大的組織選擇本地存儲。
• 文檔組織：存儲解決方案允許管理員以最適合組織需求的方式構建系統。他們可以選擇按團隊、層次結構、知識領域或客戶對文檔進行排序。

文檔存儲最佳實踐

為了使文檔存儲高效工作，請遵循以下最佳實踐：

• 清晰的命名約定：文檔需要遵循清晰的命名約定，以便輕松識別記錄并避免混淆。常見的命名約定通常包括描述文檔、創建日期和版本號的關鍵字。 
• 用戶權限：為確保只有授權用戶才能訪問某些文檔，必須設置用戶權限。這通常通過將用戶組織成組來完成，不同的組具有不同的訪問級別。

文檔存儲與文檔管理

文檔存儲通常是指將文檔以數字方式存儲在集中位置的行為。文檔管理是一個更全面的術語，指的是如何組織、檢索、訪問、分析數字存儲的文檔并與業務流程集成——所有這些都是為了提高效率和安全性。