什么是里程跟蹤？

里程跟蹤是保留里程日志以進行減稅或報銷的做法。這包括商務旅行，例如客戶會議、商務差事或獲取工作用品。所有這些活動都算作可扣除里程，或者可以跟蹤和花費的里程。 

什么是里程跟蹤？

許多雇主只會為保留里程記錄的員工提供報銷。這些日志可以使用里程跟蹤軟件保存，然后提交給雇主進行報銷或在提交后從稅款中扣除現金。里程跟蹤軟件非常有利于雇主幫助準確跟蹤員工的里程并保持對業務的正確核算。如果正確記錄，個體經營者也可以獲得里程退稅。 

未能保持準確的里程記錄可能會對企業和個人造成嚴重后果。以下是里程跟蹤不準確的兩大風險。那些未能提交準確的年終稅記錄的人可能會受到美國國稅局的審計。 

扣除里程的種類

美國國稅局 (IRS) 允許個人出于各種目的扣除里程，包括商業、慈善、醫療甚至搬家。 

然而，一個人的正常工作通勤不能免稅。根據美國國稅局的說法，一個人的居住地是個人選擇；因此，個人不能扣除他們正常工作的通勤時間。 

這意味著任何來自自己家的商務旅行都不算在內，即使該個人在通勤期間通過電話或電子郵件從事業務。但是，如果企業讓他們的員工臨時通勤到不同的位置，這種情況就會改變。

以下是一些免賠里程驅動的示例： 

1. 拜訪客戶或客戶 
2. 不同辦公室之間的通勤，包括臨時工作地點
3. 跑腿或拾取商業用品 
4. 出差往返機場 
5. 為顧客或客戶用餐或娛樂 

里程跟蹤的好處

保留準確的里程記錄可以確保節省成本并消除報稅時的猜測。以下是里程跟蹤的三個最大好處： 

1. 獲得更多的稅收減免：在正常通勤范圍之外為商務而駕駛的任何里程都可以扣除并且可以申請。扣除會降低一個人的應納稅所得額，從而減少納稅義務。由于商務行駛里程可以免稅，因此個人可以保留里程跟蹤日志并將其提交給美國國稅局，以幫助降低納稅季節的應稅收入。
2. 保持準確的日志：一致的里程跟蹤是確保里程日志全年保持準確的最佳方式。盡管 IRS 接受各種形式的里程跟蹤，但建議個人也保留數字記錄。 
3. 收取雇主報銷：一些公司的政策涵蓋了與工作相關的旅行的報銷或津貼。雇主可以以低于 IRS 標準里程費率的價格報銷里程數。在這種情況下，員工可以通過在申請扣除時申請 IRS 費率和公司報銷之間的差額來最大化他們的里程報銷。盡管一些州要求公司提供里程報銷，但并非所有雇主都必須這樣做。 

里程跟蹤的基本要素

確保報銷或扣除的最佳方法是跟蹤每一英里。這意味著個人每次開車出差時都應該跟蹤里程。出于業務目的單獨跟蹤里程將使申報稅款或要求報銷時的流程更容易。 

為雇主工作的個人應該對以下方面進行里程跟蹤： 

1. 辦公地點之間的旅行 
2. 參加客戶會議或活動 
3. 從家里通勤到臨時工作地點 
4. 與商務相關的機場旅行 
5. 商務差事

自雇人士應進行里程跟蹤：  

1. 家庭辦公室有資格作為一個人的主要營業地點，這意味著個體經營者可以要求扣除前往其他辦公室或客戶的旅行 
2. 失業人員在其當前領域尋找工作時可以扣除旅行里程，但在尋找新行業工作時不能扣除旅行里程 
3. 搬遷距離工作地點至少 50 英里，并在搬家后的最后 12 個月內全職工作至少 39 周的個人，可以申請小額扣除
4. 那些因醫療或慈善原因開車的人也可能有資格獲得小額扣除

何時不跟蹤里程

并非在營業時間內行駛的每一英里都可以扣除或有資格獲得報銷。通勤或跑腿等常見活動不計入可扣除里程。 

由于以下原因，個人可能不需要進行里程跟蹤：

1. 唯一與商務相關的旅行是通勤 
2. 個人在家工作，不出于商務目的出差 
3. 不是為了在當前行業尋找工作而出差的失業人員 

如何為企業做里程跟蹤

美國國稅局需要精確的里程記錄才能獲得稅收減免或報銷。在進行審計時保留詳細的里程記錄也很重要。 

這意味著應始終保持詳細的里程跟蹤以確保準確性。 

個人可以提交 IRS 表格附表 A（表格 1040 或 1040-SR）以申請里程扣除。自雇人士可以申請附表 C 的費用。 

里程跟蹤日志應始終包含以下信息：

1. 旅行的日期和時間 
2. 起點和終點 
3. 旅行的原因
4. 起止里程 
5. 額外費用，例如停車費和通行費

里程跟蹤最佳實踐

雖然保存里程記錄的方法有很多種，但有些方法更準確、更有效。在現代技術和里程跟蹤最佳實踐的幫助下，里程跟蹤比以往任何時候都容易。

1. 投資里程跟蹤軟件：在里程跟蹤軟件 的幫助下，企業可以跟蹤和管理員工的商務旅行，以達到稅收和報銷目的。不同部門也可以使用這些系統來審查和批準費用。
2. 使用里程跟蹤應用程序：與軟件系統類似，里程跟蹤應用程序是員工跟蹤和提交商務旅行費用的便捷方式。里程應用程序可以根據手機的位置自動確定開始和結束位置。

1. 創建公司政策：為里程跟蹤創建公司標準是確保整個組織準確性的最佳方式。雇主應清楚地傳達里程跟蹤的確切方法、公司報銷率以及提交費用的具體截止日期。