什么是工作流自動(dòng)化？

工作流自動(dòng)化根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)計(jì)和執(zhí)行一系列重復(fù)的業(yè)務(wù)任務(wù)，以減少人際交互，提高生產(chǎn)力。工作流是為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)而必須完成的一系列任務(wù)。大多數(shù)企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)依賴于重復(fù)性任務(wù)，例如發(fā)送電子郵件驗(yàn)證、填寫表格等。當(dāng)做一些重復(fù)的事情時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，例如，員工可能會(huì)用相似的名字向錯(cuò)誤的收件人發(fā)送電子郵件，或者忘記包含已完成的文檔。對(duì)于大多數(shù)業(yè)務(wù)流程來(lái)說，人為錯(cuò)誤是不可避免的問題，因此公司使用工作流管理軟件和自動(dòng)化軟件來(lái)簡(jiǎn)化流程的人機(jī)交互。工作流程自動(dòng)化是使用機(jī)器人過程自動(dòng)化 (RPA) 軟件，也稱為 RPA。 

工作流程自動(dòng)化將復(fù)雜的手動(dòng)流程轉(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)單的任務(wù)。經(jīng)理可以設(shè)計(jì)一個(gè)特定的工作流程，并根據(jù)可用性將它們分配給團(tuán)隊(duì)。單個(gè)團(tuán)隊(duì)成員將收到分配的任務(wù)以完成，而無(wú)需與經(jīng)理互動(dòng)。一旦團(tuán)隊(duì)成員將任務(wù)標(biāo)記為已完成，經(jīng)理或下一個(gè)負(fù)責(zé)人可以通過單擊按鈕來(lái)審核和批準(zhǔn)或拒絕已完成的工作。根據(jù)決定，將出現(xiàn)不同的后續(xù)步驟。這消除了所有相關(guān)方之間的來(lái)回交互，以簡(jiǎn)化大量流程。 

什么是工作流自動(dòng)化？

工作流自動(dòng)化的類型

根據(jù)任務(wù)，公司將選擇不同的工作流管理工具。

• 通用工作流程自動(dòng)化：大多數(shù)工作流程管理軟件允許管理人員構(gòu)建適用于各種任務(wù)的通用工作流程。 
• 文檔或表格自動(dòng)化：這種類型的自動(dòng)化軟件通過自動(dòng)化創(chuàng)建和管理數(shù)字內(nèi)容的過程來(lái)將數(shù)據(jù)捕獲數(shù)字化。它允許創(chuàng)建各種表格，例如清單、合同、調(diào)查、工作訂單、公司內(nèi)部記錄和面向客戶的文檔。
• 工作負(fù)載自動(dòng)化：自動(dòng)化 IT 相關(guān)任務(wù)稱為工作負(fù)載自動(dòng)化。IT 團(tuán)隊(duì)使用這種類型的軟件來(lái)簡(jiǎn)化常見的 IT 任務(wù)，并與服務(wù)臺(tái)軟件或幫助臺(tái)軟件集成以管理傳入的內(nèi)部和外部請(qǐng)求。 

使用工作流自動(dòng)化的好處

如果使用得當(dāng)，工作流程自動(dòng)化可以帶來(lái)許多好處。其中一些好處包括：

• 減少人為錯(cuò)誤：每項(xiàng)任務(wù)都是標(biāo)準(zhǔn)化的，因此無(wú)需人工輸入和人工流程決策，出錯(cuò)的空間就更小了。
• 提高合規(guī)性：通過限制范圍和為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)置邊界，任務(wù)只有在符合公司標(biāo)準(zhǔn)和政策時(shí)才能獲得批準(zhǔn)。記錄歷史工作流以供審核。 
• 消除不必要的管理：項(xiàng)目越大，需要更多的管理工作來(lái)確保團(tuán)隊(duì)溝通、任務(wù)轉(zhuǎn)移和評(píng)估。工作流自動(dòng)化可以完成所有這些任務(wù)，取代管理員以節(jié)省開銷。 
• 提高透明度：經(jīng)理可以看到每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在不同管道中完成的任務(wù)的 360 度視圖。這有助于在評(píng)估員工績(jī)效和生產(chǎn)力時(shí)大大減少偏見。 
• 減少文書工作和電子郵件：通過在工作流管理軟件上批準(zhǔn)和處理任務(wù)，團(tuán)隊(duì)不再需要通過紙張或電子郵件完成工作。 
• 提高生產(chǎn)力：處理重復(fù)性任務(wù)既無(wú)聊又耗時(shí)。員工無(wú)需在管理細(xì)節(jié)上來(lái)回花費(fèi)數(shù)小時(shí)，只需完成所要求的工作并在完成后單擊提交即可。這節(jié)省了時(shí)間并提高了員工的士氣。 

工作流自動(dòng)化的基本要素

工作流管理中工作流自動(dòng)化的格式可能會(huì)有所不同，但完整的工作流自動(dòng)化將包括以下元素：

• 工作流程設(shè)計(jì)：經(jīng)理可以從頭開始或使用模板創(chuàng)建工作流程。這涉及到一系列帶有 if/then 邏輯的決策樹。 
• 工作流程執(zhí)行：一旦設(shè)計(jì)的任務(wù)開始，任務(wù)將分配給相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員，以根據(jù)技能集、優(yōu)先級(jí)和可用性指定需要完成的工作。 
• 工作流程評(píng)估：可以通過審核完成時(shí)間、工作質(zhì)量等來(lái)優(yōu)化工作流程。 

工作流自動(dòng)化最佳實(shí)踐

為了使工作流程自動(dòng)化工作，公司應(yīng)遵循以下最佳實(shí)踐：

• 與公司政策保持一致：在設(shè)計(jì)工作流程時(shí)，設(shè)計(jì)師需要考慮項(xiàng)目目標(biāo)和合規(guī)性。 
• 與利益相關(guān)者一起參與：一個(gè)人根本不會(huì)在沒有與他們協(xié)商的情況下創(chuàng)造工作并將其分配給其他人。為了獲得經(jīng)理、團(tuán)隊(duì)成員和高管的認(rèn)同，工作流程設(shè)計(jì)師應(yīng)該盡早與他們一起檢查期望、成本和結(jié)果。這可以避免意外后果并有助于變更管理。 
• 為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)置關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) (KPI)：現(xiàn)在可以跟蹤每項(xiàng)任務(wù)，管理人員可以設(shè)置 KPI 來(lái)評(píng)估流程每個(gè)步驟的工作質(zhì)量。通常，管理人員只有整個(gè)項(xiàng)目的 KPI，而不是分析單個(gè)任務(wù)。
• 場(chǎng)外管理員：一旦所有任務(wù)都自動(dòng)化，管理人員可能不需要管理員來(lái)跟蹤所有任務(wù)。他們應(yīng)該考慮逐漸離開他們以節(jié)省資金。

工作流自動(dòng)化與業(yè)務(wù)流程管理 (BPM)

工作流自動(dòng)化是業(yè)務(wù)流程管理 (BPM) 軟件的一部分。BPM 是一種簡(jiǎn)化和改進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)以更有效地執(zhí)行特定業(yè)務(wù)操作的實(shí)踐。這些業(yè)務(wù)活動(dòng)需要跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并且由許多活動(dòng)部分組成，無(wú)論是軟件系統(tǒng)還是人工干預(yù)。 

工作流自動(dòng)化通常是指涉及一個(gè)或多個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的一系列任務(wù)。相反，BPM 是指管理公司規(guī)模的所有部門的中央業(yè)務(wù)計(jì)劃和執(zhí)行。也可以說工作流自動(dòng)化或管理是 BPM 的輕量級(jí)版本。