什么是工單管理？

工作訂單管理包括計(jì)劃和監(jiān)控整個(gè)公司的工作活動(dòng)所需的流程和策略。工單管理程序有助于提高員工的生產(chǎn)力，并確保公司提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。

什么是工單管理？

工單管理類型

雖然任何公司都可以應(yīng)用工單管理原則，但根據(jù)公司運(yùn)營的復(fù)雜性，有不同的方法來規(guī)劃工作。 

• 制造業(yè)：制造業(yè)的工作訂單由生產(chǎn)計(jì)劃和主生產(chǎn)計(jì)劃定義。根據(jù)產(chǎn)品的數(shù)量及其復(fù)雜性，生產(chǎn)計(jì)劃可以劃分為工單，以便每個(gè)員工負(fù)責(zé)特定的操作。 
• 維護(hù)：維護(hù)作業(yè)的工作訂單將執(zhí)行維修或校準(zhǔn)等活動(dòng)所需的多項(xiàng)任務(wù)組合在一起。例如，維修訂單包括以下步驟：確定問題及其原因，找到解決方案，然后執(zhí)行維修。
• 專業(yè)服務(wù)：雖然專業(yè)服務(wù)提供商通常使用項(xiàng)目管理軟件跟蹤工作，但工作訂單可用于一次性活動(dòng)。 

工單管理的好處

工單管理對企業(yè)有多重好處，最重要的是：

• 提高生產(chǎn)力：確切地知道他們必須做什么、何時(shí)到期以及如何去做的員工是最有效率的，因?yàn)楦俚臅r(shí)間被浪費(fèi)在弄清楚他們的工作內(nèi)容上。通過管理工單也可以顯著減少空閑時(shí)間和錯(cuò)誤。
• 提高質(zhì)量：工單根據(jù)員工的資格、經(jīng)驗(yàn)和可用性為員工分配任務(wù)。這樣可以避免讓不合格的員工負(fù)責(zé)復(fù)雜的活動(dòng)，例如制造或維護(hù)操作。因此，每項(xiàng)活動(dòng)都由最合格的員工執(zhí)行。因此，這有助于保持公司提供的高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)。
• 更好的問責(zé)制：監(jiān)控工單可以讓公司確定哪些有效，哪些無效，以及誰應(yīng)對管理有缺陷的產(chǎn)品和低質(zhì)量服務(wù)等問題負(fù)責(zé)。使用這些信息，管理人員可以采取糾正措施來限制低于標(biāo)準(zhǔn)操作的潛在損害。 

工單管理的基本要素

工單管理包括以下基本要素：

• 模板：由于大多數(shù)工作往往是重復(fù)性的，因此公司需要可以重復(fù)使用和重新利用各種活動(dòng)的工作訂單模板，而不是每次創(chuàng)建新訂單時(shí)都必須從頭開始。 
• 工作流程：雖然簡單的工作很簡單，但復(fù)雜的流程需要工作流程來將任務(wù)分配給不同部門和團(tuán)隊(duì)的多個(gè)員工。 
• 計(jì)劃：在工作訂單方面需要進(jìn)行計(jì)劃，因?yàn)樗鼈冃枰c員工以及他們對公司每個(gè)部門執(zhí)行的活動(dòng)的可用性相匹配。 
• 監(jiān)控：實(shí)時(shí)跟蹤工作訂單使管理人員能夠分析員工的效率并確定每個(gè)人是否正在執(zhí)行分配給他們的任務(wù)。 
• 溝通：執(zhí)行工單所需的所有信息都需要與負(fù)責(zé)的員工溝通。此外，需要通知員工工單的任何更改，以確保他們在正確的時(shí)間執(zhí)行正確的活動(dòng)。
• 分析：分析工單可以深入了解哪些工作有效，并幫助公司識(shí)別問題和趨勢。 

工單管理最佳實(shí)踐

為確保工單管理帶來最佳結(jié)果，公司應(yīng)考慮以下最佳實(shí)踐：

• 識(shí)別和管理瓶頸：歷史工單數(shù)據(jù)可用于識(shí)別經(jīng)常發(fā)生且公司應(yīng)解決的問題。瓶頸，如效率低下的員工或缺乏資源，可能會(huì)減慢運(yùn)營速度并對生產(chǎn)力和質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響。通常需要采取糾正措施來應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，例如重新分配員工或重新分配資源。
• 調(diào)整訂單和重新分配工作：無論管理者如何規(guī)劃工作，總會(huì)有例外和不可預(yù)知的變化。由于這些可能會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)并影響其他操作，因此需要盡快識(shí)別并迅速解決它們。為此，經(jīng)理可以即時(shí)修改訂單并重新分配資源。例如，可以將生病的員工替換為具有相同資格的同事。
• 建立目標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI)：為了更好地分析工單的有效性，公司需要制定明確和現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)。KPI 是可衡量的值，顯示公司管理工作訂單的效率。KPI 將預(yù)定義的目標(biāo)與實(shí)際績效進(jìn)行比較以識(shí)別差異。例如，維護(hù)部門的目標(biāo)可能是每天進(jìn)行 50 次維修，但僅完成 45 次，這意味著其性能低于預(yù)期。