什么是采購訂單？

采購訂單 (PO) 是買方創(chuàng)建并發(fā)給賣方的官方文件，承諾向賣方支付未來交付的某些商品或服務(wù)的銷售費(fèi)用。發(fā)送此采購訂單文件的目的是跟蹤和控制采購流程。

什么是采購訂單？

采購訂單將包括一個(gè)用于跟蹤目的的編號以及商定的項(xiàng)目類型、數(shù)量和價(jià)格。附加信息也可以包含在采購訂單中。買方包含的信息越多，采購訂單就越有效。

一旦賣方接受了采購訂單，它就成為具有法律約束力的合同。采購訂單文檔通常是使用采購軟件創(chuàng)建的。

通常，采購訂單不包含合同語言。但是，《統(tǒng)一商法典》或其他相關(guān)法律根據(jù)其性質(zhì)將其確立為合同。然而，通常的做法是在采購訂單的批準(zhǔn)中附上銷售條款和條件或類似的法律文件。

采購訂單可以幫助保護(hù)買賣雙方。如果買方拒絕付款，由于文件具有法律約束力，賣方仍然受到保護(hù)。為了讓買家獲得類似的保護(hù)，確認(rèn)采購訂單至關(guān)重要。

采購訂單類型

在進(jìn)行涉及買賣雙方的大宗采購和交易時(shí)，采購訂單是至關(guān)重要的文件，并且由于類型不同，發(fā)出正確類型的采購訂單至關(guān)重要。

以下是四種類型的采購訂單：

1. 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 (SPO)： 最常見且最容易理解的采購訂單類型。它用于對商品和服務(wù)的一次性、不定期或不頻繁的請求。它包含物品清單及其數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)和付款條件。
2. 計(jì)劃采購訂單 (PPO)：與 SPO 類似，但在交貨日期未知或預(yù)計(jì)未來特定時(shí)間范圍內(nèi)的商品或服務(wù)時(shí)使用。PPO 中對付款和交付日期的定義很寬松，但它們被認(rèn)為是暫定的。
3. 一攬子采購訂單 (BPO)：與 PPO 類似，但省略了商品數(shù)量，有時(shí)還省略了商品價(jià)格。這種類型的采購訂單用于重復(fù)采購一組特定的項(xiàng)目。它有助于確保更好的定價(jià)，以換取定期購買的保證。
4. 合同采購訂單 (CPO)：與 PPO 和 BPO 類似，只是省略了采購所需的項(xiàng)目清單。CPO 是最復(fù)雜的采購訂單類型，有助于在買賣雙方之間建立正式的長期協(xié)議。

采購訂單的好處

采購訂單使企業(yè)能夠減少對口頭協(xié)議的依賴，而更多地依賴商業(yè)法律文件。盡管采購訂單看起來像是一份額外的會(huì)計(jì)文書工作，但它們有幾個(gè)商業(yè)利益。

除了提供法律保護(hù)外，采購訂單還：

• 更容易跟蹤訂單
• 有助于避免審計(jì)問題
• 減少購買過程所花費(fèi)的時(shí)間
• 幫助控制和跟蹤支出
• 加強(qiáng)對采購過程的控制
• 幫助制定特定項(xiàng)目的預(yù)算
• 使企業(yè)能夠處理意外費(fèi)用
• 更容易避免重復(fù)訂單
• 降低內(nèi)部欺詐風(fēng)險(xiǎn)
• 提高交貨時(shí)間
• 使買家能夠識別表現(xiàn)最佳的供應(yīng)商

采購訂單流程

從一開始就有一個(gè)定義明確的采購訂單流程可以使采購流程更加順暢并提高其效率。它對買家和供應(yīng)商都有用，并減少了溝通不暢的機(jī)會(huì)。 

以下是采購訂單流程中涉及的步驟：

1. 買方?jīng)Q定采購產(chǎn)品或服務(wù)。
2. 他們通過采購軟件向供應(yīng)商發(fā)出電子采購訂單。
3. 供應(yīng)商收到采購訂單并確認(rèn)他們是否可以履行訂單。

• 如果不可能，供應(yīng)商會(huì)通知買方并取消采購訂單。
• 如果可能，供應(yīng)商開始通過收集正確的庫存或安排所需人員來準(zhǔn)備訂單。
• 訂單發(fā)貨或提供服務(wù)。供應(yīng)商可以使用訂單管理軟件來自動(dòng)化訂單履行過程。
• PO 編號包含在裝箱單中，以便買家知道哪個(gè)訂單已到達(dá)。
• 供應(yīng)商發(fā)送包含 PO 編號的發(fā)票，使其更容易與交貨信息匹配。
• 根據(jù)付款條件，買方支付發(fā)票。

采購訂單最佳實(shí)踐

采購是一個(gè)成本高昂的業(yè)務(wù)流程。其有效性可能取決于采購訂單，并可能影響業(yè)務(wù)成功。以下是一些有效發(fā)送采購訂單的最佳實(shí)踐：

• 對誰負(fù)責(zé)處理公司的采購訂單有明確的指導(dǎo)方針。否則，有可能重復(fù)訂單。
• 利用采購軟件等電子系統(tǒng)來管理采購訂單。這將消除不必要的文書工作，并更容易跟蹤訂單。
• 在采購訂單中包含銷售條款和條件，并明確各方的責(zé)任。
• 創(chuàng)建和存儲采購訂單副本。
• 建立采購審批流程以控制成本。

采購訂單與發(fā)票

發(fā)票是賣方在訂單完成后向買方發(fā)送的正式付款請求或提醒。它定義了銷售確認(rèn)并列出了已交付的產(chǎn)品或服務(wù)，以及所欠的金額。 

發(fā)票通常由發(fā)票編號、賣方信息、付款日期和應(yīng)付總額組成。發(fā)票有助于防止多付和重復(fù)訂單。發(fā)票和采購訂單都是具有法律約束力的采購文件，它們在有關(guān)采購的商業(yè)溝通中起著至關(guān)重要的作用。

采購訂單與銷售訂單

賣方創(chuàng)建銷售訂單 (SO) ，以確認(rèn)他們可以提供買方要求的產(chǎn)品或服務(wù)。銷售訂單還確認(rèn)賣方已查看并接受采購訂單的條款和條件以及其他詳細(xì)信息，包括數(shù)量、定價(jià)和付款條件。

發(fā)票顯示向買方收取產(chǎn)品或服務(wù)成本的日期，而銷售訂單顯示開始處理采購訂單的日期。此外，一旦處理采購訂單，就會(huì)向買方發(fā)送銷售訂單。