要分配的資源類型
公司可以使用七種類型的資源進行資源分配，以便在開始項目之前進行組織。每個都是在規劃過程中確定的，并且對于公司的優先事項和能力是獨一無二的。這些資源包括：
- 將參與項目并在完成計劃任務中發揮重要作用的 人 。
- 項目將進行的地點。這些可以包括物理場所或在線結構。
- 在項目規劃期間以及整個項目期間收集 的數據。
- 在每個階段完成項目所需 的工具和材料。
- 關于如何分配能源以及主要優先事項的計劃。
- 執行該項目所涉及 的財務。
- 項目的時間安排。定義完成項目的可用時間以及每個步驟將使用多少時間是至關重要的。
資源分配的好處
通過制定有效的資源分配計劃，公司可以輕松完成項目，因為他們知道所有資源都已成功分配。收益概述了資源分配可以做些什么來幫助公司在項目流程內外更有效地運行。
資源分配將允許公司：
- 通過確保有效分配資源并減少購買或外包人員和材料的潛在需求來 節省資金。
- 通過尋找現有材料適合即將進行的項目的位置， 確保更少的資源浪費。
- 通過創建強大的時間表來 改進時間管理。
- 分享提議的計劃并在公司人員之間 建立透明度。
- 利用現有員工的技能，確保每個人都被分配到正確的任務，并對自己的責任充滿信心。
- 通過根據持續需求不斷更新資源分配來 提高生產力。
- 識別公司資源和整個項目的 優勢和劣勢。
- 深入了解未來項目的預期需求。
如何實現資源分配
在項目管理方面，關鍵是提前計劃并有效地計劃。這同樣適用于項目管理的每一步，包括資源分配。
要開始在項目計劃中實施資源分配，請按照以下步驟操作：
- 確定項目規模和時間表。與參與該項目的人員交談，并確定項目的外觀以及完成所需的時間。
- 確定必要的資源。確定所需的人員、地點、數據、材料、能源、預算和時間。
- 收集信息。盡可能多地了解公司結構、可交付成果和參與項目的人員。對團隊技能和能力進行分類。
- 分配任務。使用上一步中的重要信息來適當地分配任務。
- 跟蹤時間和工作量。為了確保事情順利進行，請跟蹤項目時間。這將確保一切都遵循建議的時間表，如果沒有，可以相應地解決。
- 創建備份計劃。對于整個項目的重大變化，考慮實施計劃 b。該備份計劃應包括有關如何順利進行項目的說明，同時考慮到變化，并且不會出現重大延誤。它還可以包括可以在緊急情況下分配的資源。
- 收集數據。管理項目不僅僅發生在項目正在進行時。在流程的每一步積累盡可能多的數據至關重要。這些數據可以幫助識別公司分配方法的優勢和劣勢，并在未來重新分配時進行必要的調整。
- 考慮使用項目管理軟件。PM 軟件將資源分配信息以及有關項目的所有信息虛擬地組織在一個地方。
資源分配最佳實踐
資源分配并不總是很容易做到正確。在資源分配過程進行時，請牢記以下一些最佳實踐：
- 準備好適應。公司或項目的重大變化可能會造成挫折和混亂。這可能包括供應商、團隊成員、預算和項目優先級的變化。資源的變化意味著重大的適應，因為當資源庫存發生變化時，整個項目計劃也會發生變化。
- 小心使用不足和過度使用。當一個項目使用的資源不足時，就會出現利用不足，而當使用的資源過多時，就會出現過度利用。未充分發揮其潛力時，未充分利用可能會導致材料過剩。過度使用會導致材料短缺、項目預算增加和時間倒退。這些實例還可能與基于時間管理和個人技能的員工使用不足或過度使用有關。
- 安排時間安排以避免任務延遲。一旦為項目設定了時間表，請盡一切可能堅持下去。如果事情沒有按計劃進行，請考慮資源平衡以解決任何可預見的問題。
- 在設定最后期限時要切合實際。在堅持該項目時間表之前，請確保公司能夠滿足設定的最后期限。沒有人是完美的，所以期望完美會適得其反。對可用的資源和技能保持務實。
- 為開放式溝通騰出空間。一個運轉良好的項目計劃是所有相關方都在同一頁面上的計劃。溝通不暢會導致延誤，因此確保每個人都了解手頭的任務至關重要。
資源分配與資源平衡
資源分配和資源平衡經常被混淆，因為它們在項目管理過程中有相似的應用。但是，兩者之間最大的區別在于它們相關的階段。
資源分配發生在項目的計劃階段。這是一個有助于準確確定未來項目需要什么以及公司如何分配這些資源的過程。這些人、地點和事物都是在實際項目的任何部分開始之前就計劃好的。
資源平衡發生在項目已經開始時。它更像是一個問題解決者，用于管理項目執行時出現的任何問題。使用資源平衡解決的一些問題包括使用不足、過度使用、預算問題、延遲和一般項目沖突。平衡工作是為了確保項目不超過分配的資源，并根據資源分配階段創建的建議計劃順利運行。
雖然資源分配有助于資源定義，但資源平衡允許公司實時適應項目變化。分配是“之前”，調配是“期間”。話雖如此，兩者都需要通過在每個階段管理供應來確保成功的項目幾乎沒有問題或挑戰。
