遠程會議該怎么召開？

關于遠程會議怎么召開有以下六個關鍵要素：固定會議時間；設定會議規則；提前規劃議程；分配會議角色；會議紀要和任務；會后跟進。

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| 問題解答

遠程會議該怎么召開？

1. 固定會議時間

開啟高效遠程會議的第一步就是為遠程會議確定一個合適的日期及時間。建議為團隊會議選擇一個固定的時間，例如在每周一召開團隊會議，固定的團隊會議時間有助于團隊成員合理規劃日程安排，并形成一個持續的溝通渠道。

2. 設定會議規則

一旦確定了會議日期和時間，制定一套遠程會議規則就非常重要了，這將幫助團隊充分利用每一次會議。可以通過郵件分享團隊成員這些規則，或者將它們作為討論要點添加到會議議程中。

3. 提前規劃議程

沒有議程規劃的會議必定是一場無效且混亂的談話，因為大家可能需要花費15～20分鐘來弄清楚這次會議的目的。會前商討會議議程，清晰的討論話題不僅能幫助團隊成員為會議做適當的準備，還能促進會議討論，讓每個人（特別是比較內向的團隊成員）都感到有權利參與討論。

4. 分配會議角色

為參會者分配并輪換不同的會議角色：討論協調人、會議計時員和會議記錄員。這有助于提高會議的參與度，促使參會者為會議的成功投入更多的精力。另外，在會議討論中，詢問特定參會者的意見也有助于提升成員的會議參與感。

5. 會議紀要和任務

會議記錄對分布式團隊尤其重要，它可以幫你將討論想法記錄下來，當有遠程成員錯過會議時，會議紀要將更快幫助其同步信息。如前所述，在遠程會議中，可以指定團隊中的一人記錄討論點，指定另一成員在會議結束時檢查分配的任務。會議是大多數頭腦風暴和決策制定的地方，團隊負責人應在會后跟進關鍵要點。在會議結束后通過電子郵件重述決策或行動，有助于加強決定和明確信息。跟進的另一個重要部分是詢問與會者參會體驗，以及是否有意見反饋，以使團隊會議更富有成效，讓未來的遠程會議更高效。

| 拓展閱讀

遠程會議的發展趨勢：

遠程會議剛進入中國市場的時候，由于技術研發投入大、應用條件苛刻、兼容性能差、軟硬件要求高等諸多原因造成其價格一直居高不下。即使在今天，遠程會議遠程會議動輒一個端口上萬的價格也不是一般企業所能承受的。因此，遠程會議在大部分人的心目中是高不可攀的。很多企業對遠程會議有迫切的需求，卻因為沒有充足的資金只好望而卻步。

1. 網頁化

基于WEB技術的網頁版遠程會議，大大降低了遠程會議的門檻。它與幾乎所有的瀏覽器兼容，無需額外下載安裝任何插件，極大地提高了安全性。同時，由于采用的是領先的云計算技術，大幅度提高了信息傳輸的速度和穩定性。

2. 云計算

云計算的根本理念是指通過網絡提供用戶所需的計算力、存儲空間、軟件功能和信息服務等，使用戶終端簡化成一個單純的輸入輸出設備，并能按需享受“云”的強大計算處理能力。