為什么你的項目總是在延期？
在項目管理過程中，由于種種內(nèi)外部原因，延期幾乎是家常便飯的事情。“十個項目九個延”更是諸多項目經(jīng)理無奈與心酸的真實寫照。
項目延期可能導(dǎo)致項目成本增加、資源失衡。在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境下，如果不能積極地應(yīng)對項目延期問題，可能導(dǎo)致整個項目失敗、錯失市場機遇。合理地規(guī)劃、控制項目進度，盡量避免或者妥善處理項目延期問題，是每個項目經(jīng)理的責(zé)任。
你的項目為什么會延期
1 進度計劃不合理
- 工時預(yù)估不準(zhǔn)確；需求范圍模糊、任務(wù)拆分不合理、預(yù)估方法不科學(xué)都會導(dǎo)致預(yù)估工時與實際所需時間偏差。
- 資源分配與管理失靈：復(fù)雜業(yè)務(wù)線多項目并行環(huán)境下，管理者臨時安排很可能產(chǎn)生資源沖突、項目延期難以避免。
- 需求變更經(jīng)常導(dǎo)致返工和資源浪費，很多工作推翻重做
- 對變更后的需求缺少有效的管理和控制，導(dǎo)致進度愈發(fā)失控
3 團隊溝通不充分
如何應(yīng)對項目延期
市場瞬息萬變，項目歷時越持久，需求范圍就越難清晰定義，整體進度不確定性也越高。盡管如此，我們?nèi)匀挥幸恍?yīng)對項目延期的有效方法和優(yōu)秀實踐。
1 合理規(guī)劃項目進度
根據(jù)項目特點和具體情境，選擇合適的進度計劃。對于需求范圍明確、變化可控，穩(wěn)定性價值高于靈活性的項目，可以適用瀑布開發(fā)方法，制定詳細的進度計劃、嚴格執(zhí)行；而需求尚不具體且范圍多變導(dǎo)致的延期，往往需要保持項目計劃設(shè)計的靈活性，可以借助甘特圖、工時管理、項目資源方法和工具，合理規(guī)劃項目進度。
- 科學(xué)預(yù)估、管理工時；合理拆解需求，制定里程碑計劃，完成任務(wù)拆分；各層級工時預(yù)估結(jié)論、整體排期計劃公示、也可以通過周會制度，隨時同步項目的推進過程，一旦發(fā)現(xiàn)有延期風(fēng)險，要及時地應(yīng)對，避免風(fēng)險堆積。
- 有效評估和管理項目資源：面對資源沖突、過度分配和臨時性調(diào)動問題，通過項目任務(wù)、和項目成員工時報表、資源飽和度統(tǒng)計，了解各項目資源投入情況。更高優(yōu)先級需求、領(lǐng)導(dǎo)臨時安排插入的影響可追溯，平衡整體資源
2 規(guī)范和控制需求變更
項目需求變更原因多種多樣，無論是客戶發(fā)起、還是公司/團隊內(nèi)部原因所致，正確的認識變更，管理相關(guān)方預(yù)期，規(guī)范變更流程，控制變更范圍，跟進變更后需求狀態(tài)和進度影響范圍…都有助于降低項目延期風(fēng)險、控制延期影響。
- 統(tǒng)一對項目目標(biāo)的認知：對項目整體目標(biāo)、重要任務(wù)優(yōu)先級達成一致的前提下，分析需求變更的背景和內(nèi)外部原因，按照既定的優(yōu)先級和資源情況理性溝通
- 規(guī)范需求變更流程：結(jié)合具體業(yè)務(wù)場景，確定嚴格和正式的需求變更工作流程，防止隨意、不必要的需求變更導(dǎo)致的進度延誤
- 評估變更后影響、更新進度：對需求變更導(dǎo)致的返工任務(wù)量、資源浪費情況等影響評估和記錄，并按照最新的需求規(guī)劃更新進度計劃
項目溝通貫穿信息從搜集、管理、流通、執(zhí)行、最終反饋的全流程。伴隨項目復(fù)雜程度提升和團隊規(guī)模擴大，高效的溝通除了傳統(tǒng)集中辦公、會議、周報等制度之外，也可以借助更多的工具和方法。
- 可視化工具：如看板、燃盡圖等，幫助團隊所有成員直觀了解項目進度情況，任務(wù)背景狀態(tài)、負責(zé)人、已完成項和剩余工時等一目了然、清晰可見
- 在線的團隊知識庫：共享項目計劃和文件，文檔資源及時共享，幫助不同角色職能快速找到答案和可用經(jīng)驗
- 項目溝通流程規(guī)范和會議制度：尤其是跨團隊溝通的流程和規(guī)范，團隊所有成員都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行，降低溝通成本
- 營造團隊合作的良好氛圍：多多促進成員之間的日常交流讓他們更親近，從而在工作中更容易合作
成功的項目都是相似的，失敗的項目卻各有各的原因，項目延期也只是其中冰山一角。
