快遞賬單管理怎么做,才能高效不出錯?

對一家現代化企業來說,快遞賬單管理怎么做,才能高效不出錯?說到企業的快遞賬單管理,其實是伴隨著快遞行業的發展而改變方式的。
最早的時候,企業快遞賬單管理,更多的其實是底單管理,早起寄快遞,需要手寫快遞單,底單交給寄件人后,再拿去找行政或者財務報銷、核銷快遞費,而這些底單是要留存下來,由行政或者財務定時整理,匯總成數據報表。
再后來,隨著快遞行業的發展,快遞公司為了提高大客戶的粘性,推出月結服務。企業可以和快遞公司簽訂月結協議,并且能夠根據寄件量拿到一定折扣,員工因公寄件的話,不需要馬上結算快遞費,而是掛在企業月結賬號下,每月由企業出面,與快遞公司結清一次快遞費。這時候對企業來說,快遞賬單管理就沒有那么方便了,用月結賬號寄件,確實方便,一定程度上能提高員工辦公效率,還能為企業節省一定的寄件成本。但是對企業來說,也沒有了底單留存,等于沒有了自己的寄件數據,每月想要和快遞公司對清楚賬,就必須自行統計寄件數據,對企業行政來說,也是一個頭疼的問題,快遞賬單管理更是不好做。
在這種寄件背景之下,企業是如何做快遞賬單管理的?
1、以對賬單為準
以快遞對賬單為準有兩種情況:
(1)、寄件量小,快遞公司給的對賬單是多少就是多少,不再核對,直接結算,留存快遞對賬單。
(2)、寄件量太大,將快遞對賬單按部門劃分統計,由各個部門領導簽字核對。
2、員工登記寄件表格
員工寄件的時候,登記寄件表格,行政統一進行電子匯總,再與快遞對賬單進行核對。
現代企業的快遞賬單管理,基本上離不開這三種方法,但是整個流程下來,弊端顯而易見。所以部分企業為了徹底解決問題,就開始尋求第三方寄件管理系統的助力,實現快遞賬單管理的線上化、數據化、智能化。以快遞貓企業版為例,我們來看看是怎么實現的:
1、員工通過手機、pc端下單寄件,自助打印粘貼面單,快遞員上門直接收走即可。
2、寄件數據自動留存在企業賬號里,無需人工登記,可實時查詢物流信息和基本寄件信息。
3、月底或月初行政將快遞公司對賬單導入后臺,一鍵比對,智能對賬
整個流程清晰明了,更為便捷,可以看出第三方寄件管理系統更為關注企業管理方面。
